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[書摘] Google時代一定要會的整理術


Getting Organized in the Google Era:How To Get Stuff Out Of Your Head, Find It When You Need It, and Get It Done Right
作者/譯者:Douglas C. MerrillJames A. Martin /胡琦
出版社:天下文化@ 2010/11/30
ISBN9789862166369

這本書很多老調重彈,看完有點失望,書本身並沒有不好,但是書名也寫的太吸引人了吧...
我覺得看完之後馬上可以應用的是: 留G-mail給別人的時候,可以在後面放入"加號",這樣就可以主動篩選寄來的信!  例如將 melodyliao@gmail.com 改成 melodyliao+haha@gmail.com 我剛剛試過了真的不錯,以後再也不用怕被垃圾信淹沒了呢!  大年初三花半天時間看這本書也不算虧了...


第一部 : 先認識自己
  CH1 介紹記憶
  • 妥善管理你的生活,以減輕腦部負擔。
  • 趕緊把資訊從腦袋中移出,越快越好。(人的短期記憶只能容納5-9件事)
  • 同時處理多項任務,通常只會讓你更沒效率。(因為人腦不擅長一次多工)
  • 故事來記憶事情。(因為人記憶的方式像將掛勾勾在樹上,你很難記憶無意義的事)
CH2 甚麼重點
  • 知識不是力量,分享知識才是力量,所以要建立你的團隊,不要單打獨鬥,把你的弱項外包給別人做
  • 善用你能負擔的起的科技,搬到離公司近的地方住。
CH3 介紹限制
  • 對自己誠實,花時間把自己的限制寫下來
    1. 寫下所有會妨礙你做事效率的限制
    2. 問你周遭的人,你的強項跟弱項,把你的限制給他們看,讓他們確認
    3. 檢視你最近做的幾個專案,哪些地方容易出錯的
    4. 找出讓你恐懼、緊張、沮喪或憤怒的事,那些都是你的限制
  • 知道何時該忽視你的限制。(考量你的資源和最糟的情況,別讓恐懼左右你)
  • 認清限制之後,發展應對之道以防範未然。
CH4 介紹目標
  • 設定目標 - 目標越明確,就越容易達成,成效也較容易評量。
  • 條條道路通羅馬,不用侷限達成的方法,要變通,目標也可以調整。
  • 訂定行動計畫
    1. 寫完計畫後,找一個你信賴的人幫你審視。
    2. 試想各種選擇的結果,然後一個個觀想它們。
    3. 做一些研究,但不要做太多免得被資訊淹沒。
    4. 為潛在的決定列出可能的結果,並依重要性排序。
    5. 寫下贊成與反對某項潛在決定的所有理由,過一、兩天再回來看,逐項質疑假設的真實性。
第二部 : 全新整理術
  1. 善用搜尋: 能夠搜尋,就不用再將資料歸檔。在資料過多的現代,搜尋變的越來越重要。
  2. 過濾資料: 要有目標才能決定要留下哪些資料。 在看到資料後,先決定要不要留下,再決定要用腦子記還是保留檔案。然後每週要花時間審視和目標有關的重要資訊
  3. 電郵信箱: 作者大力推薦 Gmail,即使你公司用Outlook,私人信箱還是該用Gmail,把它當作鷹架兼資料庫來用。例如: 看到好的資料可以mail給自己,善用"標籤"功能及"篩選"功能,還有google mail留給別人的時候,可以在後面放入"加號",譬如 melodyliao+blog@gmail.com,這樣照樣可以寄到信箱,還可以方便篩選郵件。密碼的提示文字也可以寄到GMAIL裡面備份。
  4. 雲端行事曆: 作者推薦 Google Calender ,因為方便搜尋、可分享給他人。
  5. 利用Google Doc在雲端編輯資料,或與其他人合作編輯。用XMARKS同步更新不同電腦上的瀏覽器書籤。用Google Reader 的RSS幫你自動蒐集線上資料。
 第三部 :克服挑戰
    • 安排行程時,盡量將相近的行程排一起,免的大腦每次都要重新開機很辛苦
    • 每天都要排給自己一小段不受打擾的時間,思考一下自己和目標的距離
    • 開會前要確定"目標",並確認每個人都知道開會的目標及背景資訊
    • 放棄追求工作與生活的平衡吧,那是不可能的!! 想辦法融合它們,善用零碎時間,活在當下!

    附錄: 我的最愛 (作者把他最愛用和喜歡用的工具分享給大家)
    • Search Engine: Google > Yahoo
    • 桌面搜尋工具 Quicksilver > Google desktop
    • E-Mail: Gmail > Zoho Mail
    • 通訊工具: Adium > Google Voice > skype
    • 線上備份: Dropbox;  Windows Live Sync; Google Sync
    • To do list: Things (culturedcode.com/things) > Remember the milk
    • Browser: Firefox  ;  Xmarks > Google Chrome
    • RSS:  Google reader 
    • 雲端分享文件 : Google document ; GoToMeeting ; WebEx
    • 日曆: Google calender > CalenGoo
    • E-Reader: Kindle
    • NB: MacBook Air > Lenovo X
    • Health Manager: Google Health 
    本書心智圖摘要

    整理原則總整理
    1. 妥善管理你的生活,以減輕腦部負擔。
    2. 趕緊把資訊從腦袋中移出,越快越好。
    3. 同時處理多項任務,通常只會讓你更沒效率。
    4. 用故事來記憶事情。
    5. 就算某件事有一貫做法,也不表示那是最適當的。
    6. 知識不是力量,分享知識才是力量。
    7. 你要克服的是真實的限制,而不是假想的限制。
    8. 對自己全然誠實,但別預設立場。
    9. 知道何時該忽視你的限制。
    10. 在發動引擎前,清楚知道你要去哪裡,又要怎麼去。
    11. 達到目標的方式不只一種,要懂得變通。
    12. 資料不用歸檔,靠搜尋就好。
    13. 唯有真正需要的東西才記進腦子裡面。
    14. 將大體積的東西拆解成數個小單位。
    15. 每周空出時間再次審視重要資訊。
    16. 世上沒有一套整理系統是十全十美的。
    17. 盡可能使用你已熟知的工具。
    18. 在你的電子資料添加關鍵字詞,讓你日後更容易找到。
    19. 事前做註記,有助之後的情境轉換。
    20. 將情境相似的工作安排在一起。
    21. 整合工作與生活,別再妄想達到兩者平衡。

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