上班8小時,練習只做重要的事




工作時間並非越長越好,少做一點照樣可以成功,研究顯示:「如果每周工作60個小時,平均而言,生產力會降低25%。」所以,你需要更有效地分配自己的精力,何不試試這六個「高效率工作流程準則」?


1. 「先決定要做哪些事」
檢查一下你的任務清單,如果充斥著各種任務及其截止日期,那就說明你的工作任務太多。

想弄清楚任務清單上哪些該保留,就得估量自己的「個人投資回報」,也就是你對公司而言有多少價值?  如果公司失去你會遭受多大的損失?  然後根據你的個人價值,算出你做的每項工作的價值!
  • 「哪些工作最重要?」——列出你最重要的十項工作職責,這些職責是否與老闆對你的期望相吻合?如果二者相差甚遠,那就說明你沒有為公司貢獻出最大價值。
  • 「只保留與目標相關的工作」——勇敢砍掉那些無助你進步的工作,擬一張「不應該做的事情清單」。
2. 「為該做的事規劃時間」
給每項任務設定切實可行的最後期限,開始觀察你的時間利用方式,緊抓你注意力集中且精力充沛的時段去完成最重要的工作。減少參加或召開冗長或偏離主題的會議,拒絕你工作範圍之外的雜務 (比如可以說「我樂意效勞,但真的沒有時間!」或者「如果有其他需要幫助的項目,可以告訴我。」) ,在拒絕別人時,要溫和且堅定,但不必解釋你拒絕的原因。

3. 「專注 專注 專注」
各種干擾浪費掉員工28%的時間。遠離那些干擾源,抽根菸、聊個天、上個網、回個Line …. 等等。不要同時處理多項任務,大腦根本不能一心多用,你只是在這些任務之間來回跳躍,每次都會浪費幾秒鐘的時間,日積月累,你就浪費了好幾年。

有時我們會因為拖延心態而無法專注,尤其在重要的大任務上。因為較大且重要的任務會讓人焦慮,也無法馬上獲得成就感,所以我們會因此卻步。要避免工作拖延,可以將大任務分割成子任務,並為每一個子任務設定合理的截止期限

4. 「有效處理訊息」
減少每天的message接收量及接收次數 (Email, Line…),如果可能的話,讓員工幫你分類整理電子郵件,刪除那些浪費時間的郵件、退出那些沒有生產力的郵件群組、停止訂閱那些不看也沒關係的電子報、設定每天幾個固定的時段收信,不要動不動就去收信,那會使你分心。

不管是Email或文件,看完訊息後就要下決定,不要堆積。如果email中的事情可以兩分鐘就處理完,就馬上處理掉,不要將你的收件箱當作任務清單或歸檔系統無論是文件還是email,都盡可能不要處理兩次以上。

5. 「停止鬼打牆」:良好溝通、解決人的問題
在工作中要主動鎖定目標、定好明確的截止日期、清確地傳遞信息。
例如,一家汽車零部件生產公司的老總向財務部門要一份成本報價,要用在演講中,他只需要一個很粗略的報價,理論上花幾分鐘即可搞定。遺憾的是相關員工誤解了這項任務,認為老闆要的是一份精確的報價,花費了數小時才完成…. 這種彼此間的誤解浪費時間與金錢,所以在跟團隊或同事溝通時,一定要清晰、簡潔。

凡是親力親為也會浪費時間,老闆整天在員工面前追問工作進度,並無法提高員工的工作效率!若你的老闆喜歡緊迫盯人,除了聽命行事,你也可以「以其人之道還治其人之身」,將所有的工作細節向老闆彙報,甚至提前預測老闆的需求,在他開口前就主動彙報所有信息。

面對獨斷的機車老闆,你得將一切留下證據。例如接受任務時要求Email形式,這樣一來如果有人責備你失職,可以借這些證據捍衛自己。

切勿漠視任何浪費時間的小事,不要為了省錢而浪費時間。假設你的手機只有在電池充滿電後才會顯示電子郵件,一旦忘記充電隔天就會錯過一些重要信息,但儘管換手機要花上萬塊,你還是應該換手機,因為工作效率會提高,你也不會再焦慮。

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6. 「做好健康及能量管理」
不照料好身體,高效工作便無從談起,過度勞累會令生產力大打折扣。上午和下午要各休息一次,午餐時間便該離開辦公室出去用餐。此外,要盡情享受假期,休息時間就該將工作拋諸腦後,充分地放鬆。

睡眠比你想像中還要重要。研究者們通過對5億條Twitter信息進行研究後發現,人們早上和傍晚所發佈的信息顯得更加積極樂觀一些,在下午或夜間發佈的信息則不那麼積極,研究者認為上述情緒變化是由睡眠不足所導致的。「早睡早起」就能保持好狀態。早睡有助於腎上腺分泌(分泌出腎上腺素、皮質醇和脫氫表雄酮),皮質醇能夠讓你保持清醒,而脫氫表雄酮則能夠讓你保持平靜,睡眠越充足,身體所能分泌的脫氫表雄酮就越多。研究也發現,睡午覺(半小時~一小時)可以提高後續的工作效率。

clip_image004[4]身體超重會消耗過多體能,注重飲食均衡不只是為了美麗,也關係到健康與工作效率。
康乃爾大學的研究人員指出,「每次只拿兩樣食物」可以讓人少吃21%的食物;由於大腦在進食20分鐘後才接收到「我吃飽了」的信號,所以放慢吃飯速度有益於減少飲食;「更換小一點的餐具」,這樣你會吃少一點。

 
選擇「選擇積極的生活態度」——《小熊維尼歷險記》中的驢子Eeyore總是看到生活的陰暗面,一副悲觀、消極的模樣,跟Eeyore截然不同的是跳跳虎,總是蹦蹦跳跳,對生活充滿熱情,你應該跟跳跳虎一樣積極樂觀,別總認為只有自己最倒霉,你的生活態度將決定你的生活方向,應多接觸生活態度積極的人。還有,「多花些時間跟家人相聚」能讓你的心靈得到慰藉;「多幫助他人」則會讓你的身體分泌腦內啡(endorphin),讓你更快樂。
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Ref:   what to do when there's too much to do  2012  by Laura Stack
Laura, 經驗豐富的專題演講人及暢銷書作家,是個重視實踐的生產力專家。1992 年成立生產計畫公司,專門研究提升商業績效、貫徹策略執行,以及提高員工生產力。6 本暢銷書已在20 多個國家發行,她最受歡迎的電子周報更在38 個國家廣受訂閱。曾任全美演講人協會主席,以及Day-Timer、歐迪辦公、微軟、3M 及全錄公司發言人。

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資料來源:
書的圖片:http://goo.gl/7l9tHG
睡覺:https://goo.gl/VAfFBj
早餐:https://goo.gl/vueC2Y
Eeyore:http://goo.gl/97Qf9I
跳跳虎:http://goo.gl/GG3iTY
 http://wordconstructions.com.au/blog/2008/02/worklife-balance/#sthash.TkYWQn0u.dpbs



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