實現夢想之三:模式化工作術:用25%的時間完成75%的工作

做了夢想板,定下目標每天努力實踐後,接下來就是試著將每天的工作變得更有效率。 因為帕金森法則告訴我們,工作量總是會膨脹到工作時間完全用完為止。而模式化的工作方式,能夠幫我們將  routine 例行工作的時間降低,不必再追著時間跑。

模式化的好處:有效率 (將75%的工作模式化)、增加生產力(集中火力在具有附加價值的25%工作)、增加正確性並減輕大腦的負荷、可以把工作交派給別人做。

        就像過去架網站是一件很困難的事情,但有了部落格之後,誰都可以有自己的網站,因為部落格就是一種預先做好的格式化,用戶只要選擇他要的版型即可。

       模式化也像是一種SOP,在訓練員工的時候非常重要,像另一本最近很紅的書"不懂帶人,你就自己做到死",也是在分享用模式化的方式,精確地告知員工如何做出主管想要的行為。如果你公司有一個TOP SALES,你就可以去請教他成交的流程,並把他鉅細靡遺地寫下來,再刪減成合適的教戰守則,拿去訓練其他的業務。

        如果你並不是主管,模式化也適用於你,例如我一個朋友是硬體工程師,他就會把常用到的功能寫成一組一組的程式碼,經年累月自成一個包含各種功能的元件庫;之後每當遇到相同的情形時,就可以立刻從百寶箱裡拿出來用。一開始可能要多花一點時間,但之後卻可以享受到極大的效率提升。但其實模式化的概念很多人都聽過,卻很少人執行,一個是懶,一個是沒想到它能帶來這麼大的差距。

模式化的方法:
  1. 使用電腦的快速鍵 (像是Ctrl + S)就是一種模式化。
  2. 把工作「紀錄」起來,是模式化的第一步
  3. 製作模式化範例的步驟為:
  • 先以「5W2H」釐清工作的目的
  • 將達成目的必要要素按「時間序列」或「大、中、小項目」分類
  • 將分類的項目寫成檢查表或手冊,分別填入有效的「工作方法」、「注意事項」、見解、秘訣。

模式化的範例:
  1. 文書範本的使用頻率最高 (圖一)
  2. 電子郵件範本非常省時,像google的罐頭模式。可以將給客戶的電子郵件分成「初訪後致意」「寄送資料」「報價」「季節問候」,事前準備幾種範本,然後依據範本修改即可。
  3. 推展業務的電話拜訪也可以作成模式表 (圖二)
  4. 幫助菜鳥的提問客戶的問題表 (圖三) 把要向客戶詢問的項目列成「問題清單」發給業務員,這樣拜訪客戶時就可以避免漏掉重要的問題。
  5. 檢查表超實用:例如出差物品檢查表、拜訪客戶之前要準備資料的檢查表等等...

 


網路資源:這個外國網站有「會議紀錄格式範本」,可以下載跟參考。
https://amazemeet.com/download-the-meeting-facilitator-canvas/


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Ref: 模式化工作術 by Shida Akira 天下文化



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