[書摘] 與時間有約:全方位資源管理


與時間有約:全方位資源管理
過去的時間管理系統,大多是用行事曆、便條紙、筆記本等工具來幫助我們更有效率,企圖在同樣的時間內做更多的事情。這些時間管理系統短期內似乎有所幫助,但最後,我們還是陷入時間不夠的痛苦輪迴裡,WHY?



作者認為過去這些系統的問題在只講求”效率”,重視急迫性而非重要性,最終的目標多是功成名就,忽略家庭及人際關係的重要,所以無法創造出高品質的生活。

解決之道是了解時間管理有其限制,我們需要的其實是一個羅盤來引領我們人生的方向,不是斤斤計較花了多少時間、做了多少件事。只要朝著羅盤指針前行,無論快慢,我們都是朝著想要真正有意義的目標移動,才能過真正想要的生活。
      
急迫
不急迫
重要
I
緊急狀況
迫切的問題
要在期限內完成的工作、會議、計畫
II
準備工作
預防措施
價值觀的澄清
長期規劃
建立人際關係
必要的休閒
增進自己能力
不重要
III
干擾、電話
某些EMAIL 、報告
不重要的會議
許多迫在眉睫的急事
符合別人期望的事
IV
浪費時間的事
瞎掰閒聊
過多的電視、網路
逃避現實的活動

         

















本書的時間管理系統,首先得區分要事跟「急事,再將工作分成上圖的四個象限。一般人常把時間花在I及III象限,忙得焦頭爛額後,不得不把最終的精力花在 IV象限以獲得短暫的放鬆,惡性循環的結果是身心靈的空虛與折損。

I、II象限都很重要,只有 III常常騙走我們的時間,我們要盡量學習看清楚何者是真正重要的工作,把時間從 III挪到 II、並避免浪費在 IV上面。

做好每周規劃
學會上述原則之後,我們要每周花30分鐘來規劃下星期的活動,擺脫過去以日為單位的做法,過更有架構的生活

步驟如下:
步驟1: 與使命連結

  • 首先思考下列問題來寫下你的使命宣言。了解你想要甚麼,才能做計畫。
  • 寫下3-4個最重要的事?
  • 人生意義何在?你希望成為甚麼? 完成甚麼? 你的長期目標?
  • 你最重要的人際關係?你一生希望有的貢獻? 如果你快死了,你想做甚麼?

步驟2: 認清角色

  • 每個人都身兼數職,寫下你人生中扮演的各種角色 (七個以內),例如: 母親/姐姐/家長會長/業務/業餘高爾夫球員/義工

步驟3: 設定目標

  • 請思考在我扮演的角色裡,下周可以做哪件最重要的事情以產生最大的效果。
  • 每一周時間有限,最好把範圍限定在1-2個最重要的目標就好,也不要把每個角色都設定目標
  • 目標寫好後思考下列問題:
    • 如果我在下星期完成這些目標會有甚麼結果?
    • 我對自己的生活會有甚麼不同的感受?如果我只完成部分目標,結果又如何?
    • 會對我的人生產生積極的影響嗎?
    • 如果我持續每周這麼做,會有甚麼結果,會比現在過得更好嗎?

步驟4: 做好周計畫

  • 設定目標後,接著便可將重要的事情優先放進周行事曆中,然後再安排其他事項。
  • 安排周行事曆時可採用「30/10法則」:
    • 每周花30分鐘將重要的事情填入行事曆中,再安排其他次要的事項。
    • 每天花10分鐘安排隔天的重要事情。
    • 排計劃時要留白。
    • 寫完後思考,對這樣一個禮拜的生活的想法?

步驟5: 實踐
每天第一件事是花時間檢討今日行程,安排事情的先後順序,記得把最重要的事標示出來

步驟6: 評估
組織->行動->評估,不斷重複以上步驟,好讓我們看清"抉擇"與"行為"交互的結果,以從中學習跟進步。

在每次做下周計畫前,檢討上周成果,問自己:

  • 我達成了甚麼目標?是甚麼力量幫助我達成這些目標? 哪些沒有達成? 為什麼?
  • 我遇到哪些挑戰? 我如何克服? 整體而言我學到甚麼?
  • 我是否太專注於這些目標而忽略了甚麼機會? 我如何使不同的目標/角色間產生互補?

每月/每季進行評估,問自己

  • 我在目標的設定與達成上,有哪些成功/失敗的特定模式?
  • 我所設定的目標是否實際且富挑戰性?
  • 什麼因素使我一直無法達成目標? 哪邊可以再改進?
  • 我是否引發自己或別人不實際的預期? 如何修正?


如何設定有用的一周目標?

  1. 以良知為驅策力
  2. 一周目標通常屬於第二象限 (重要但不急迫的事情)
  3. 一周目標反映個人的基本需求跟能力
  4. 一周目標必須是個人最關切的事務,且在個人可影響的範圍內
  5. 目標代表著個人的決心和專注力,小心不要消耗了你的誠信帳戶


延伸閱讀:第3選擇


First Things First:TO LIVE, TO LOVE, TO LEARN, TO LEAVE A LEGACY
作者:Stephen R. Covey,A. Roger Merill,Rebecca R. Merill
出版社:天下文化 


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