[書摘] 誰說重要的事不能明天做

誰說重要事不能明天做!:先做、慢做,或者不做的做事訣竅


哈! 這是一本時間管理的書,這種書已經那麼多了,難道還有新梗可寫??  
如果本書只能挑一個重點,我會選 "封閉清單" ,!  一直飽受時間不夠之苦的我,兩年前在書店翻到此書就立馬買了,但又因為時間不夠,一直沒有認真看完 (看來我的確有時間管理障礙)... ...最近不小心翻到本書,有種"驀然回首,這書卻在,燈火闌珊處"的感慨,所以決定好好和大家分享一下我的心得...



你是下面圖中的哪一種人呢? 是常常被雜事所擾的瞎忙族,還是能專心做完最重要的事,善用永遠不夠的時間呢?







其實這本書跟GTD (參看 "搞定")的時間管理方法有點像,但是是簡單版的,像我就一直學不會GTD。本書有三個重點- 列清單 破心防 管專案

列清單:善用封閉式清單以避免 "過度承諾",封閉清單的重點是不能再增加內容,不像傳統的開放式清單會一直有新的工作進來讓人分心又挫折
  1. 買一本工作日誌,把所有要做的新工作都寫下來
  2. 將緊急工作分三類 :立即做,今天做,明天做 ;然後除非今天不做會有嚴重後果,否則明天再做。將所有待做工作分類,待明天整批處理同類型的工作。
  3. 每天列出 To Do List Will Do List,而且一定要完成它。
  4. 每天的Will Do List包含下列幾種封閉清單類別,這些分類的目的是要整批處理同性質的工作以增進效率
    • 當務之急
    • Email/Voice Mail
    • 紙本文件
    • 可以一舉完成的工作
    • 日常例行任務
  5. 除了封閉清單的工作之外,若臨時有今天該做的事,也要把它寫在封閉清單,有時間再做。
  6. 工作事項沒有先後順序,只要能完成就好 
(簡單說明,就是每天一早起床後把今天要做的事情確定好,寫成一張will do list。如果有額外的工作出現,先區分它有多緊急 (立即做/今天做/明天做),除非今天一定得做,不然都留到明天再做,而且是同類的事情一起做)

破心防:如何突破自己內心對惱人任務的抗拒 ?
  1. 每天記錄你是否完成"Will Do List"  ,完成+1,沒完成-1,每個月結算你的分數。
  2. 明定休息時段,還有預訂工作結束的期限。
  3. 讓理性腦欺騙你的反應腦: 例如告訴自己 "我現在沒有要寫作業,我只是要打開電腦","我現在沒有要整理房間,我只是要把梳子擺到抽屜裡" 。

管專案
  1. 專案有兩種: "持續性專案"&"組織性專案"
  2. "持續性專案": 例如念英文、學樂器、運動等。作者建議在日常生活中明定此類工作的時間,然後養成 "每天做" 的習慣。
  3. "組織性專案": 這是由一連串任務構成的專案,先將它們分割成小的任務,然後一項項擺進你的工作日誌中。
  4. 先做最不緊急的專案。(杜拉克也說過,決勝點都是在那些 "重要而不緊急的事"上)
時間管理七大秘訣
  1. 願景明確: 時時自問自己想要達到甚麼目標?
  2. 一次只做一件事 (不成功的人不是因為做得不夠,而是做太多不同的事)
  3. 少而勤 (每天做一點而不是最後一天再來趕工)
  4. 界定限制 (限制你工作的時間,反而更專注)
  5. 封閉清單: 新工作會一直蜂擁而至,隔離它們,確定今天要做的事情之後就不要增加
  6. 降低隨機因素 "減少干擾"
  7. 把興趣化為承諾 (我想要成為一個作家  --> 承諾每天寫一篇文章)
結論 工作效率= 創意 * 秩序。
以下check list可以提醒你需要注意的項目:
  1. 我每天會擬定一份 Will Do List
  2. 我決定每天完成我的  Will Do List
  3. 我將每一件我做了,但不存在於 List上的額外工作記錄下來
  4. 如果我一連三天以上都沒能完成 Will Do List,我會對我的工作展開稽核行動,檢視 1.我的工作是否過多? 2. 是否欠缺效率? 3.可利用的時間過少?
  5. 我將EMAIL集中,第二天一併處理完畢
  6. 我將紙本文件集中,第二天一併處理完畢
  7. 我將voice mail集中,  第二天一併處理完畢
  8. 我將工作任務集中,第二天一併處理完畢
  9. 我有一本工作日誌,我將工作任務記在裡面,供第二天或之後採取行動
  10. Will Do List上面列的第一個工作事項,就是我的當務之急
  11. 我將當務之急做成清單,清單排列順序=採取行動的順序
如何?  要把買這本書放到Will Do List 了嗎? 



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