[心智圖書摘] 三天搞定一周工作




3天搞定一周工作──東京女社長的超強時間管理法
  • 作者:臼井由妃  譯者:李曉妃
  • 出版社:世茂   出版日期:2008年08月26日
  • ISBN :9789577769435
Part 1 時間管理的基本是增加時間密度
  1. 提高工作生產量 -> 工作品質增加 ->時間密度增加
  2. 應該設法增加金錢與時間,而不是節省 -> 執行工作要達成多重效益 (並非一心多用的節省時間)
  3. 減少與人見面的時間,將無法成為時間富豪 ->將時間投資在人,因為機會時間跟金錢都是人製造的
Part 2 思考15分鐘就請停止 (工作有效率者的思考法及發想法)
  1. 思考超過15分鐘就是浪費時間
    1. 立刻對封閉式問題回答出 Yes or No
    2. 以15分鐘為限,對開放式問題提供自己的意見
  2. 絕不凡事追求完美-> 不需要完美準備就可以開始進行工作 ->工作完成60%之後檢視修正工作或計畫
    1. 行動力: 現在不開始豈不放棄機會
    2. 就是因為那時候不行動,才會讓機會從眼中溜走
  3. 模仿能提高效率-> 常常收集情報,借用他人的巧思以節省時間
  4. 任何時候都請抱持著: 是否能用金錢買時間嗎想法,例如免費和收費的座談會選擇收費的。
  5. 知道自己的時間價值(時薪) -> 估算做每件事情的時間/金錢效益
  6. 完善的事前準備能提高時間密度 EX.會議的事前準備
  7. 若認真思考變輕鬆的方法,時間就會增加
  8. 只要去做,你將充滿活力 ,先做再說IN,優柔寡斷OUT
Part 3一星期請從星期五開始 (不斷達成目標的人所訂定計劃的方法)
  1. 每個星期從"星期五"開始
    1. Mon-Wed (非做不可,重要,有截止時間,回收度高的工作)
    2. Thu (驗證檢討前三天的工作狀況)
    3. Fri (攻擊日: 準備下星期的工作,確認工作的準備和預約;思考平常沒時間思考的長期規劃)
  2. 自己訂定截止日期,將截止日提前2-3天,並向對方宣告期限
  3. 將所有行事曆整合成一 (工作+學習+個人) ,訂定80%的計劃即可
  4. 行事曆上空間不足時改用便條紙
  5. 預防三分鐘熱度的方法
    1. 將目標分割 (要做的事+要花的時間)
    2. 寫在紙上並貼在看的到的地方(每月更換以提高意識)
    3. 每日數次股起氣勢大聲唸出標語
    4. 將目標寫在每天都會看到好幾次的筆記本上面
    5. 找ㄧ個大人物宣示自己的目標以督促自己
  6. 提高時間密度的三色筆活用法:
    1. 在前一天先把一天內所有要做的事情寫出來
    2. 用三色筆分類
      1. (優先,與別人配合且時間固定的)
      2. (非急事,自己一個人完成的)
      3. (空閒時做的事)
    3. 依照紅藍綠三色的順序,排進時間表裡
  7. 工作的預定是配合大腦的生物週期來安排 - 上午適合思考計畫; 下午適合與人協商
  8. 睡前把明天的衣著準備好,文件收好,ㄧ邊模擬明天要做的事情,想著一定會成功
Part 4 時間會成為支配者的 (光是與人交際來往及溝通,就會產生時間的差距)
  1. 不要鬆開時間的缰繩 : 和別人相約時,把時間的主控權掌握好; 不要等人回電,要主動致電。
  2. 防範時間小偷: 想離席時請人打手機給你,然後藉故離席
  3. 熱心冗長的談話,反而無法傳答 ->說重點
    1.ㄧ開始就說明結果
    2.事前說明難以啟齒的事情
    3.給予建議或責備他人時,請勿一次說完所有要點,要將優先順序釐清,一一說出
    4.說服對方時,用提問方式進行,和對方一起思考問題
    5."事實"跟"意見"要分開來講
  4. 會面前先告知對方聯絡人關於自己的資料。拿到名片時,以全名稱呼初識者。第二次見面直呼名字。
  5. 當日整理名片。會面後用親筆書信寫感謝函。
  6. 時間富豪和時間窮人的差異就在是否知人善用 - 學會用人以省時間
    1.向屬下強調因為是你才交給你做
    2.交代工作前先將工作細分,並清楚說明工作事項
    3.屬下完成工作後,要好好的對他的工作表現評價
  7. 對屬下說:你做的很好喔! (千萬別說: 再加油~~)
  8. 喝酒聚會"不會"加深和部屬的合作關係
  9. 與其知十,不如認識十個有所知的人 ->不該以成為專家為目標,而是認識專家後向他們請教
Part5 充分運用大腦,就能一口氣提升時間效率
  1. 欲望能縮短達成目標的時間 : 另外設定動機: 例如: 達到A目標就買XXX給自己
  2. 大腦和身體都樣均衡的疲勞 : 勞動腦袋時,也要讓身體活動,要注意均衡。
  3. 每天都要睡至少6小時 + 睡前只想著美好的事情
  4. 一大清早快馬加鞭的方法 : ㄧ早起來就激烈的活動身體10分鐘
  5. 意志消沉是時間富豪的天敵 : 學會保持心靈的最佳狀況 ->正面思考+正面的用詞,從簡單的事情累積自信。
  6. 辦公桌並非最佳工作場所 : 隨身攜帶便條紙以記錄靈感
Part 6 時間翹楚的小秘訣
  1. 手機裡的時鐘不如配戴手錶 ->時時注意時間以磨練時間感
  2. 模式化是提高時間效率的常用方法 例如 .135固定吃日本料理,24吃義大利麵或三明治
  3. 時間翹楚由桌面一分高下 : 桌面維持整潔,東西務必馬上歸位
  4. 零碎時間也要想辦法運用
  5. 每天早上必備的短時間資訊收集術 -> 1.internet news 2.radio news 3.newspaper
  6. 看報不需要從頭閱讀而是要大致瀏覽
  7. 不擅寫作的人也適用的 "短時間文件作成法"
    1. 先決定大綱再寫作
    2. 不知道從何下筆時,用錄音機錄出想法,再放出來加以整理
  8. 成為晨型人: "討厭的事情"和"重要的事情",一早就解決!
後記 魔法咒語 -> 簡興灰決行
  1. 事情簡單
  2. ㄧ樣重要的兩件事,先做有興趣
  3. 減少無所事事的灰色時間
  4. 15分鐘內做好決定
  5. 言行ㄧ致的在期限內達成目標

PS 作者本人的網站 http://www.dr-yuki.com/ (她的西施狗還蠻可愛的)



LinkWithin